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1. Allgemeine Rolle des Beirats
Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht die
Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Er
dient als Kontrollorgan, Beratungsinstanz und
kommunikative Schnittstelle zwischen Eigentümern,
Verwaltung und Dienstleistern. Grundlage ist
insbesondere
§ 29 WEG sowie bewährte Verwaltungspraxis.
2. Kontroll- und Überwachungsaufgaben
2.1 Überwachung des Verwalters (§ 29 WEG)
· Kontrolle der ordnungsgemäßen Verwaltung
· Überprüfung der Einhaltung von Beschlüssen
·
Sicherstellung, dass Hausordnung,
Teilungserklärung, Garagenordnung und Hausgrundordnung
eingehalten werden
· Beobachtung der Anlage, um Schäden, Verstöße oder Verwahrlosung zu verhindern
2.2 Rechnungs- und Finanzkontrolle
· Prüfung der Jahresabrechnung
· Prüfung des Wirtschaftsplans
· Durchführung der formellen Rechnungsprüfung der WEG
· Kontrolle von Belegen, Kostenpositionen und Verträgen
3. Aufgaben im Rahmen der Eigentümerversammlung
3.1 Vorbereitungen
· Abstimmung mit dem Verwalter zur Tagesordnung
· Vorprüfung von Angeboten und Unterlagen
· Einbringen von Vorschlägen und Verbesserungsmaßnahmen
3.2 Nachbereitungen
· Kontrolle der Umsetzung gefasster Beschlüsse
· Einfordern der Ausführung bei der Hausverwaltung
4. Kommunikations- und Vermittlungsaufgaben
4.1 Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung
· Ansprechpartner für alle Eigentümer
· Weitergabe relevanter Informationen an das gesamte Beiratsteam
· Vermittlung bei Konflikten oder Unklarheiten
· Austausch mit der benachbarten WEG zu relevanten Themen
4.2 Interne Organisation
· Regelmäßige interne Abstimmungstermine
· Teilnahme an allen Besprechungen und Begehungen
· Kommunikation per E-Mail immer an das gesamte Beiratsteam
5. Aufgaben im technischen und organisatorischen Bereich
5.1 Objektbegehungen
· Regelmäßige Kontrolle der Wohnanlage
· Zusammenarbeit mit Beiräten, Verwaltung und Hausmeister
· Dokumentation mit Bildern von Mängeln, Schäden oder Verbesserungsbedarf per Mail erwünscht
5.2 Begleitung von Projekten
· Unterstützung bei Sanierungen und größeren Maßnahmen
· Kontrolle von Angeboten (Plausibilitätsprüfung)
· Einfordern von Terminen und Informationen bei Verwaltung, Bauleitung und Firmen
· Überwachung des Fortschritts und der ordnungsgemäßen Ausführung
6. Mitwirkung bei Entscheidungen und Vergaben
6.1 Auswahl eines neuen Verwalters, Hausmeister, Reinigungsfirmen ...
· Prüfung von Bewerbern
· Bewertung von Angeboten
· Mitwirkung bei der Entscheidungsfindungen
6.2 Vergabe von Aufträgen
· Vorprüfung von Angeboten
· Mitwirkung bei Auftragsvergaben, insbesondere ab definierten Betragsgrenzen
7. Grundsätze des Handelns
Der Beirat verpflichtet sich zu folgenden Leitlinien:
· WEG-Interesse steht über Eigeninteresse
· Kooperative Zusammenarbeit mit Beiräten, Verwaltung und Hausmeister
· Vertritt Hausgrundordnung, Teilungserklärung, Hausordnung, Garagenordnung
· Keine Unterstützung an Personen, die diese Regeln missachten
· Vorbildfunktion gegenüber allen Eigentümern und Bewohnern
· Sachlichkeit und Transparenz
· Sorgsamer Umgang mit den Dingen der Wohnanlage
· Schutz des Gemeinschaftseigentums vor Schäden und Zerstörung
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